Assistenz (m/w/d) der Institutsleitung

Das Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen (IMPP) verantwortet inhaltlich in enger Kooperation mit Expertengremien wichtige Teile der bundesweiten Staatsprüfungen der Studiengänge Medizin, Pharmazie sowie der psychotherapeutischen Ausbildung, in naher Zukunft auch der Zahnmedizin. Neue Prüfungsformate werden erprobt. Das Spektrum von bisher vorwiegend schriftlichen Staatsprüfungen ist um Parcoursprüfungen erweitert worden. Durch seine weitreichenden Aufgaben trägt das IMPP als zentrale Einrichtung aller Bundesländer mit Sitz in Mainz erheblich zur Qualitätssicherung der Ausbildungen und zur umfassenden Gesundheitsversorgung unserer Bevölkerung bei. Nähere Informationen finden Sie unter www.impp.de. Vor diesem Hintergrund sucht das IMPP ab sofort eine Assistenz (m/w/d) der Institutsleitung Ihre Aufgaben: Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats der Institutsleitung sowie effektive Entlastung der Direktion in administrativen und organisatorischen Belangen Selbstständige Terminkoordination, Organisation, Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung interner und externer Sitzungen und Veranstaltungen inkl. entsprechender Korrespondenz Erstellung und Gestaltung von Meeting-Unterlagen bzw. Präsentationen, Recherche und Zusammenstellung von benötigten Informationen sowie Dokumentationen für Sitzungen und Vorträge Beantwortung von telefonischen Anfragen, Schriftwechsel und E-Mails Planung und Organisation von Dienstreisen sowie reisekostenrechtliche Vorprüfung und Vorbereitung der Abrechnung von Dienstreisen Allgemeine Assistenz- und Empfangsarbeiten sowie Gästebetreuung Ihre Qualifikationen: Abschluss einer einschlägigen Ausbildung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich mit Erfahrung im beschriebenen Aufgabengebiet, hier v. a. im Leitungssekretariat oder als Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung / Institutsleitung, bevorzugt im Wissenschaftsbereich oder Gesundheitswesen, oder eine vergleichbare Qualifikation durch einschlägige Berufserfahrung im oben beschriebenen Aufgabenbereich Wünschenswert sind Erfahrungen und Kenntnisse im öffentlichen Dienst Überzeugende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, ausgezeichnete Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift, gute englische Sprachkenntnisse sind wünschenswert Sehr gute Kenntnisse der gängigen Office- und Kommunikationstechnologien sowie Internet-Anwendungen Sehr gutes Planungs- und Organisationsvermögen, präzise, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise Bereitschaft und Fähigkeit, sich schnell in neue Aufgaben- oder Themengebiete einzuarbeiten Ausgeprägtes Verantwortungs- und Qualitätsbewusstsein, Teamorientierung und hohes Engagement Ausgeglichene, freundliche und integre Persönlichkeit mit einem professionellen Auftreten und verbindlichen Umgangsformen, Sensibilität und Diskretion im täglichen Arbeitsumfeld Was wir Ihnen bieten: Eine abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit in einem engagierten interprofessionellen Team Möglichkeiten, an bedeutenden und verantwortungsvollen Zukunftsprojekten im Gesundheitswesen mitzuwirken Ein vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet Familienfreundliche, flexible und moderne Arbeitszeiten und -formen (z. B. Telearbeit) Hohe Arbeitsplatzsicherheit bei einem Arbeitgeber im öffentlichen Dienst Umfangreiche, bedarfsorientierte und individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten Eine attraktive Altersabsicherung im Rahmen des öffentlichen Dienstes Einen Arbeitsplatz in zentraler Lage in Mainz mit guter Erreichbarkeit durch öffentliche Verkehrsmittel Ein vergünstigtes Jobticket für Mainz / Wiesbaden Möglichkeit zur Nutzung des Restaurants der DB Cargo Die Stelle kann in Voll- bzw. Teilzeit (50 %) besetzt werden. Es wird eine spannende und herausfordernde Tätigkeit in einem dynamischen Team mit fächerübergreifender, interdisziplinärer und interprofessioneller Arbeits- und Denkstruktur geboten. Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis auf der Grundlage des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L), entsprechend der persönlichen Qualifikation bis Entgeltgruppe 8. Wir setzen uns für Chancengleichheit ein. Wir wünschen uns ausdrücklich Bewerbungen aus allen Altersgruppen, unabhängig von Geschlecht, ethnischem Hintergrund, Religion, Weltanschauung, sexueller Identität oder einer Behinderung. Bei entsprechender Eignung werden schwerbehinderte Bewerber (m/w/d) bevorzugt berücksichtigt. Fragen zum Aufgabengebiet beantwortet Ihnen gerne der Leiter des Fachbereichs Zentrale Dienste, Herr Dr. Dirk Traiser unter der Telefonnummer 06131/2813 310. Bei Fragen zum Bewerbungsprozess wenden Sie sich bitte an unsere Personalstelle per Telefon 06131/2813 555. Interessiert? Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (inklusive vollständiger Unterlagen) über unser Bewerbungsportal unter Angabe der Kennziffer 03/23 bis zum 17.02.2023. Die vertrauliche Behandlung der Bewerbungsunterlagen und deren datenschutzrechtlich sichere Vernichtung wird zugesichert. Prof. Dr. med. Jan C. Becker, MME (Bern) Direktor Rheinstraße 4 F 55116 Mainz