Sachbearbeiter*in / Teamassistent*in (m/w/d) im Bereich Büromanagement

Sachbearbeiter*in / Teamassistent*in (m/w/d) im Bereich Büromanagement Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 86 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen. Die Generalverwaltung der MPG sucht für die Unterstützung der Sektionsbüros in der Abteilung Institute zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Sachbearbeiter*in / Teamassistent*in im Bereich Büromanagement (befristet bis 14.03.2024) (Kennziffer 11/23) Ihre Aufgaben werden sein Zu Ihren Schwerpunktaufgaben gehört das moderne Büromanagement mit der Erledigung aller gängigen Assistenzaufgaben sowie der Terminplanung und dem Reisemanagement für interne und externe Gäste Selbstständige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltungen und Besprechungen, um deren reibungslosen Ablauf sicherzustellen Vorbereitung von unterschriftsreifen Verträgen mit externen Dienstleistern Betreuung der elektronischen Adressdatenbanken Pflege der CPTS-Seite im Intranet Unterstützung der Referent*innen bei der Erstellung von Unterlagen und Dokumenten Was Sie mitbringen Vorzugsweise Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten Möglichst langjährige Teamassistenzerfahrung in einer Forschungseinrichtung mit Schwerpunkt Veranstaltungsorganisation, Haushaltsrecht und/oder Reisekostenrecht Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen, FileMaker und SharePoint Routinierter Umgang mit Videokonferenztechnik und Präsentationstechnik Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Gute Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift Große Sorgfalt und Zuverlässigkeit Freude an selbstständigem und strukturiertem Arbeiten Organisationsgeschick und sehr gutes Zeitmanagement Hohes Maß an Stressresistenz, aufgabenbezogene Flexibilität und Teamfähigkeit Bereitschaft zu regelmäßigen Dienstreisen Das bieten wir Ihnen Im Rahmen eines befristeten Arbeitsverhältnisses bis 14.03.2024 bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von sechs Monaten bis drei Jahren vorhanden. Was Sie von uns erwarten können Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Onlinebewerbung (Kennziffer 11/23) unter www.mpg.de/karriere/gv. Bewerbungsfrist: 21. Februar 2023 MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT zur Förderung der Wissenschaften e.V. Generalverwaltung München Abteilung Personal und Personalrecht www.mpg.de